Vad ska du med ett intranät till?

Det är en relevant fråga. Idag är det någon som de flesta företag ‘bara har’ och vi är generellt lite för dåliga på att definiera vad vi vill ha ut av ett intranät. Det är många funktioner som ska packeteras till ett och förväntningarna är oftast mycket höga. Fråga gärna dina anställda vad de förväntar sig.

“Jag vill kunna göra mitt jobb.”

Grunden till ett intranät är ju att de anställda ska kunna göra sitt jobb, vad det nu betyder. För oss som inte är purunga så fanns det en tid med sekreterare, assistenter, arkiv, pärmar, anslagstavlor, PM, kalendrar och ibland en interntidning. Allt detta skulle hjälpa oss att hålla koll på vad som händer, hur jag ska göra mina arbetsuppgifter och vem jag ska prata med.

När vi började att digitalisera allting så föll det där sista i ledet bort litegrann, att bestämma och förklara hur våra anställda ska göra för att sköta sitt jobb.

“Vuxna människor”

Ett vanligt förekommande uttalande gör att det kryper i skinnet på mig. “Men det är ju vuxna människor, fattar de ingenting?” Nej, det är att förenkla och nedvärdera den ädla konsten av ledarskap. Jag är vuxen. Jag fattar inte automatiskt att jag ska tidrapportera på si eller så sätt. Jag fattar inte automatiskt var gränsen går mellan ett projekt och en större samlig uppgifter. Jag vet inte vilken behörighet jag ska ha när jag börjar.

Hur hamnade vi här?

Processen då: En sekreterare eller assistent sammanställde saker och när hen gick runt och kollade av detaljer och fick hjälp att läsa igenom så blev det också förankrat. Det fanns en tanke med varje PM. Den skrevs på papper, sattes upp på anslagstavlan, sattes i pärmen för att alla ska kunna nå den och att den går att slå upp. Den justeras när någon hittar ett fel, eller omständigheterna förändras. Om någon hade en fråga om något visste det vem de skulle fråga, för när de började fanns det en person som tog hand om dem och visade dem var allt var och betydde.

Processen nu: Det kanske finns en redan men vi har letat i 20 min, skickat mail och fick inget napp. En person som har ansvar eller i närheten av ansvaret skriver av sig vad de tycker och tänker om ämnet. Skickar det på mail till den som är ansvarig eller någon som de bollar med. Den personen gör någon justering eller ingen alls och det skickas ut på mail. Det här händer hela tiden. Om någon har en fråga så söker den på intranätet, vet inte vilka ord man ska söka efter och ger upp när inget finns, skickar mail till någon snäll kollega, kanske också chefen.

Förlorad taxonomi

Vad vi har förlorat är att när rollen assistent försvann, försvann också hennes system för att arkivera, sortera och administrera. Innan hon gick i pension var upplevelsen av henne som ett störande moment som tog för lång tid och ville tillbaka till det gamla. Vi märkte inte att hon tog med sig hela taxonimin i avskedspresenten.

Hur gör vi då? Läs vidare här >> Processanalys för att förbättra intranätet

Pia Langenkrans
Följ mig

Pia Langenkrans

Office 365 Ninja at B3IT
Pia har lång erfarenhet av att jobba med IT, molnet och Office 365. Hon har en bakgrund inom programmering och fokus nu är att hjälpa företag att få moderna arbetsplatser.
Pia Langenkrans
Följ mig

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *