Vad handlar dokumenthantering om?

dokumenthanteringEtt sånt torrt och tråkigt ord, dokumenthantering. Känns kanske inte som något viktigt som du måste göra något åt, men det handlar om ordning och reda på dina filer.

I vår värld, IT-världen och affärsvärlden, är det väldigt laddat för nu har vi problem. Vi har också lösningar men innan vi kommer till dem ska vi gå igenom några saker.

Hur det var i pappersvärlden

När vi levde i en pappersvärld fanns det arkivskåp och det var ordning. När det inte var ordning såg vi det och det var tydligt vem som var ansvarig. Leverantörsfakturor huller om buller i stora högar? Ekonomi – upp och hoppa. Offerter med gamla datum och utan påskrifter? Kasta dem. I den röda pappersåtervinningskärlet, det med lås på så att det förstörs. Anställningsavtal som ligger framme? Detta är känslig information – in i pärmen för anställningsavtal i bokstavsordning och lås skåpet! Gamla projektplanen? Lite nostalgisk över hur enkelt vi trodde att det var, visa för projektledaren, skratta lite och släng.

Vi förstår hur dokumenten ska hanteras på papper. Vi ser på dem om de gäller eller är viktiga. De högar som inte är viktiga flyttas runt för att sedan kastas. I den digitala världen handlar det om funktioner och att vi ska lära datorer att göra om de ettor och nollor till viktigare eller inte. Det är ett svårt jobb och vi behöver vara strukturerade.

Ett papper är ett dokument, som också kan vara en historia, ett avtal, en bild eller en sång. En hög med papper kan vara ett sökresultat, och en pärm är en databas.

Varför kan vi inte bara göra som vi alltid har gjort?

1981 släpptes MS DOS Microsoft Disk Operating System där vi kunde skapa och manipulera filer. Det uppdaterades senast 1994 och används inte längre. De funktionerna som vi jobbade med då var CRUD operationer, Create Read Update Delete. Vi kunde skapa behörigheter kring CRUD men där man var läsare eller skrivare. De som kunde skriva kunde också skapa nytt, radera och förändra. Det var enkelt och ibland för enkelt (att göra fel) samtidigt som det var för svårt (att hitta rätt grejer).

Varför är det så svårt?

För nu kan vi göra mycket mer. Mycket finare funktioner och fler möjligheter och fler hot. Under de senare åren när man löste lagringskostnaderna att det blev så billigt att vi aldrig behöver rensa och radera i våra filservrar har vi skapat ett annat monster – grå data. Vi vet inte vad det är, vem som äger det eller om det måste raderas. Det bara finns och vi orkar inte ta tag i det. Men vi orkar inte heller avsätta tid till att bestämma hur vi ska ha det för det känns så futtigt. Stänga in hela ledningsgruppen för att bestämma -var- man ska spara dokument? Overkill.

Eller? Det är kanske precis det vi ska göra. Om du som projektledare/gruppchef/VD inte vet eller kan ta reda på vems dokument som raddas upp i dina mappar då kanske det är din fulla rätt att radera dem. Kanske till och med din skyldighet?

Vilka typer av funktioner finns det och vad ska man med dem till?

Oj oj oj.. Det är många. Vi tänker inte på att det kan finnas så många. Du behöver ha koll på vad som är viktigt i de olika typerna av dokument som du har att göra med. Allt är inte alltid viktigt. Lappen i köket “din mamma jobbar inte här” behöver inte versionshanteras eller sättas på några specifika policys. På vissa dokument ska det alltid stå något i sidfoten. Vi taggar automatiskt fyra saker och förhandsvisar de vanligaste dokumenten men inte alla. Osv, osv.

  • Behörigheter
  • Versionshantering med utkast
  • Indexering, taggar och sök
  • Förhandsvisning
  • Arkivering och automatiskt överföra till nytt format
  • Samarbete
  • Statistik
  • Mallar
  • Utskrifter
  • Elektronisk signatur
  • Skanning
  • Back up och restore

Vad kan vi göra för dig?

Du behöver ha en strategi

Vi kan hjälpa dig med att ta fram en kommunikationsplan med ett aktivt säkerhetstänk, för att hjälpa er information att flöda på ett kontrollerat och strukturerat sätt internt. Och sätta stopp där det inte ska flöda.

För att utforma strategin behöver du veta var du är

Rita upp dina kärnprocesser och titta på vilken typ av dokument som finns var och borde finnas var. Rita upp de spelare som är i processen och vilken typ av användare och behörigheter de ska ha.

Driv en startgrupp och hitta ert nya arbetssätt

För att komma igång behöver det startas. I en grupp, projekt eller avdelning. Bygg upp ert bibliotek av historier och var frikostlig med era misstag. Det är av två anledningar – misstag läses oftare för att de är mer intressanta och det skapar en trygghet att det är ok att göra fel.

För att rulla ut det nya arbetssättet behöver du ha förändringsledare och utbildare

Det går inte att smyga ut en beteendeförändring. Om du vill att dina anställda ska sluta göra något (ex dela dokument på ett osäkert sätt) behöver du berätta varför det är fel eller det nya sättet är bättre, förklara när denna förändring kommer att ske, vilket stöd de kan få, vad de måste göra och vad som händer om de inte gör det.

Pia Langenkrans
Följ mig

Pia Langenkrans

Office 365 Ninja at B3IT
Pia har lång erfarenhet av att jobba med IT, molnet och Office 365. Hon har en bakgrund inom programmering och fokus nu är att hjälpa företag att få moderna arbetsplatser.
Pia Langenkrans
Följ mig

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *