Spelar du mp3:or? Då kan du förstå metadata!

Metadata? Data om data? De flesta som arbetar med dokumenthantering i SharePoint har insett vikten av att använda metadata för att kategorisera informationen. Att slippa gå igenom mapp efter mapp med filer som är mer eller mindre godtyckligt döpta i jakten på just det där dokumentet du behöver till mötet efter lunch.

Men hur förklarar du begreppet metadata? Utan att bli närmast metafysisk, vill säga. Ett sätt är att titta på en låt i valfritt musikprogram, typ iTunes.

 

ituneslat2

Låtnamn, artist, album, inspelningsår och så vidare – inga konstigheter, eller hur? Notera att metadata för betyg och Beats per Minute saknas, liksom kommentar – men det går att fylla i dem.

Metadata är metadata, oavsett om det gäller en mp3-fil eller en wordfil, som i den undre bilden. Det är ett hastigt ihopslängt bibliotek för lektörsutlåtande, där jag har skapat fält för genre, huruvida arbetet är fakturerat eller inte, vilket omdöme jag gav och vilket förlag det handlar om.

mp3bloggny

Principen är den samma. Tänk dig 5000 dokument i biblioteket, tänk dig att du vill se alla som rör ett förlag. Sortera på Bild och text AB och du är där. Tänk dig att du vill leta efter alla låtar i ditt Itunes-bibliotek som relaterade till Nick Cave, sök på honom och du får även fram Johnny Cashs cover på The Mercy Seat.

Metadata är nyckeln till att hitta dokument snabbt och korrekt. Det spelar ingen roll om klockan är elva på fredagskvällen och du vill hitta just den där låten just då, eller om lunchmötet närmar sig med stormsteg och du behöver en särskild rapport. Metadata. Bra grejor.mp3tabell

Och som ett ytterligare åskådliggörande – en jämförelse mellan din favoritlåt och den inte riktigt så populära fakturan. Metadata, hur du sorterar dokument, skiljer dem åt, hittar dem lätt.

 

 

 

 

 

 

 

Johan Sjöstrand

Jag jobbar med SharePoint Online och Office 365, gillar Powershell och smarta OOTB-lösningar. En gång i tiden var jag journalist och skrev mycket om kultur och nöje, numera försöker jag intressera mina kollegor för frijazz (med blandat resultat). Gillar text och är intresserad av SharePoints publiceringsfunktioner.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.