SharePoint + Excel = formulär!

Vi fick en förfrågan om hur vi kan låta externa användare anmäla sig till kurser på företaget. De kommer alltså inte att finnas med i företagets AD och kommer inte kunna logga in på någon webbplatssamling. Det fanns inte så höga krav, bara att de enkelt kan fylla i ett formulär och vi kan spara informationen, exempelvis namn och e-postadress.

 

Varför inte använda en funktion i SharePoint i kombination med Excel? Säg Hej till Excel-undersökning(aka Excel Survey)! Det är ett enkelt sätt att samla in information i formulärform.

Normalläge – utan extern delning

Om vi går in i ett dokumentbibliotek och väljer att skapa ett nytt dokument kanske du ser följande alternativ:

Låstbib

Det saknas alltså något som ser ut som en undersökning. Hur kommer vi dit?

1. Slå på extern delning för en site collection

Vi börjar med att skapa en ny webbplatssamling, och tittar sen närmare under menyvalet Delning:

ikondel

Här ändrar vi till följande inställning, “Tillåt både externa…”

webbdel

Genom att skapa en separat webbplatssamling behåller vi säkerheten.

2. Tillbaka till siten och skapa Excel undersökning

Men tittar vi in på sajten och det nyskapade dokumentbiblioteket, väljer att skapa ett nytt dokument, så har det dykt upp ett nytt alternativ: Excel-undersökning!

öppetbib

Redigera formuläret enligt anvisningarna, tyvärr går det inte att använda bilder, företagsikoner eller liknande.

3. Dela undersökning

Välj “Dela undersökning” så kan du skicka länken till de du vill ha svar ifrån.

newform

All information som matas in kommer sparas i ett formulär i biblioteket. Så, problemet med att låta externa användare anmäla sig till en kurs eller svara på en enkel enkät är löst!

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.