Samtal med en säljchef om mobilt och SharePoint

Vad är detta SharePoint?

SharePoint är ett av Microsofts flaggskepp i sin molnlösning. Med deras senaste teknik som gör att du kan samarbeta över massor av olika enheter, platser i världen med massor av olika människor till ett billigt och fallande pris.

Låter bra, men vad betyder det för mig? Jag förstår inte vad det där betyder riktigt – jag jobbar inte med IT.

Förlåt, vi är IT människor och kan ibland prata omkull och förbi oss själva. Det är kontoret i fickan – på riktigt. Nu när det oftast finns datorer och devices överallt kan du använda dem för att jobba (och leka – men det är ett helt annat inlägg). Webbmail har vi använt länge men det har varit klumpigt. Nu finns det ett mycket mer komplett och bättre sätt att arbeta.

Mer komplett? Jag behöver min telefon och min mail. Vad mer tycker du att jag ska ha mer?

Din telefon och mail? Är du allvarlig? Givet att de flesta har en smartphone och kan läsa mail i den och behjälpligt kunna skriva mail dem är inte direkt kontoret i fickan. Ekonomisystemet då? Den senaste rapportern? Kvitton? Avtal? Har du sånt i mailen? Du kan ha ett haltande kontor i fickan med de verktygen. Tänk om du inte behövde åka in på kontoret förutom för workshops? Vem har -egentligen- sagt att vi ska göra allt vårt jobb på kontoret?

Jag åker in när jag behöver, vilket oftast är för att ha sällskap. För att snacka lite och göra reseräkningen. Så länge kvitton är på papper så måste det finnas pappershantering.

Men om jag berättar för dig att det finns ett kompletterande sätt att hantera dina kvitton där du har bättre kontroll, och bättre översyn? Du fotar ditt kvitton och skickar in det med en app eller bara laddar upp till ett dokumentbibliotek och där så skriver du vad det är för något. Baserat på den informationen du lägger upp skrivs en reseräkning ihop, du signerar den elektroniskt, din chef signerar elektroniskt. Varje kvitto får ett nummer som du skriver på det och lämna in till ekonomi eller lägger i en ‘låda’ ifall revisorerna kommer.

Det låter ju smidigare. Men snacket kan du aldrig ersätta med en “app”!!

Jo! Det kan jag visst det, och jag kan ersätta det ändå bättre med ett helt nätverk! Med Yammer som fungerar som ett internt facebook kan du få ditt snack. 71% av världens befolkning som har tillgång till internet har ett facebook konto och de snackar så att det ryker om det.

Facebook!!?? Ge dig, vi jobbar här!

Det är sant, och det ska inte vara -som- facebook. Yammer har funktioner som facebook. Skriva inlägg, tagga, ladda upp bilder och dokument. Tänk dig att du är ute hos kund och någon ställer en fråga. Du skriver snabbt frågan i Yammer och taggar som ‘urgent kund’ eller något som ni internt fattar att du behöver hjälp nu. 5 minuter senare har du ett svar och en länk till er hemsida där det står mer. *Boom* kund för livet! Eller att du står med punka på E4. Ett snabbt meddelande på Yammer och ingen tjafsar om att du är sen. En bild på däcket också så får du lite medlidande. Mer likes än fötter vid stranden.

Det där att hjälpa kunden låter ju bra, men allt annat är ju mest ‘brus’. Hur ska det här bli bra?

Det finns ju lite mer under huven än så, det här som vi pratar om är bara toppen på ett isberg av smarta funktioner som gör att du kan göra ditt jobb mycket enklare och snabbare. Är du säljare?

Ja, och säljchef. Men chefsjobbet är tyvärr mest admin. Jag vill spendera mer tid med kunderna men jag vet ju hur det är…

Tänk om det kunde vara nästan automatiskt att vara chef när det kommer till det administrativa? Och du kan fokusera på att coacha dina säljare att göra bättre och större sälj? Eller hinna mer fler själv? Det är massor av processer som du kan automatisera. Ett exempel – alla dina säljare lägger in Yammer i sina telefoner och efter varje kundbesök beskriver de hur det kändes och ger en snabb status. Hur mycket tid skulle det spara dig i dina säljmöten? Tänk om de möten som ni har fokuserar på att ta fram erbjudanden eller produkter som era kunder vill ha och är redo att köpa, istället för att prata om hur det kändes hos kunden. När vi väl har mötet har de flesta glömt bort det i varje fall och drar till med något.

Det vore i och för sig inte så dåligt. Våra säljmöten är inte de mest effektiva. Men du sa avtal också. Jag vill inte att våra avtal ska komma ut på vift. De är konfidentiella.

Säkerheten i SharePoint är hög, och det smarta vore att lägga dem där. SharePoint är bra på dokumenthantering. Det finns versionshantering och du ska skriva kommentarer på dem som “ny prislista” eller “efter samtal med jurist” så har du koll på varför du justerade i avtalet. Du kan ha mall, och det kan finnas fält i word som sugs upp i SharePoint listan.

Vad betyder det, “i SharePoint listan”?

Ett dokumentbibliotek i SharePoint är som en mapp på datorn på steroider. Du kan enkelt lägga till fält till dina dokument som ansvarig säljare, värde, slutdatum och sen kan du filtrera och sortera på de fälten. En del sorts fält kan du koppla från dokumentet så att du snabbt kan använda informationen. i mobilen på plattan kan du vid ett stopp vid bilen kolla vilka offerter som skickats iväg denna vecka grupperat på säljare.

Ok, ok, ok… man kan göra massor av saker. Om jag skulle vilja börja använda SharePoint, vad ska jag göra då?

Det svåra är inte att lära dig tekniken, utan att komma överens i din grupp om hur ni ska samarbeta elektroniskt. Vi har tagit fram en mall för hur ni startar och hur ni jobbar.

Men om vi inte vill jobba så då?

Jag har full respekt för att du inte vill bli tvingad in i ett arbetssätt, men bara för att Word finns och det finns mallar är det ingen som talar om för dig vad du ska skriva? Du behöver justera vissa delar av ditt arbetssätt men du gör samma saker. Bara lite smartare.

 

Pia Langenkrans
Följ mig

Pia Langenkrans

Office 365 Ninja at B3
Pia har lång erfarenhet av att jobba med IT, molnet och Office 365. Hon har en bakgrund inom programmering och fokus nu är att hjälpa företag att få moderna arbetsplatser.
Pia Langenkrans
Följ mig

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.