Saker att tänka på när du ska migrera till SharePoint Online

Future Or Bust!

Du har gjort din hemläxa och ser att när det gäller upptider, säkerhet och mobilitet så är SharePoint Online och OneDrive en mycket bra idé. Men från beslut till att migrera är det ändå några stop på vägen.

Din nuvarande struktur behöver troligtvis förändras

Den struktur du har idag på filservern eller andra ställen har nog varit där ett tag. Du behöver nog ta ett steg tillbaka och tänka på din verksamhet. Hur ska ni fungera? Vad blir det trassliga handpåläggningar? I många företag sitter det några spindlar i nätet som har stor kunskap och vana av sina manuella steg att kopiera eller flytta dokument.

Gör inte misstaget och stirra dig blind på din nuvarande filstruktur. Du har jättemycket viktiga saker som aldrig nuddar filervern och du har garanterat en massa gammalt skräp eller “arbetsmaterial” som inte behövs längre.

Hur ska du tänka då? Om jag ska generalisera brukar man ha en mix av två strömmar. Hierarkiskt och process/uppgiftsbaserat. Hierarkiskt är den enklaste modellen (kopiera organisationsstrukturen) men det som håller längst är processmodellen. Oavsett om det är HR som ansvarar för att nyanställda ska komma in rätt eller IT så är processen ganska mycket densamma. Kärnprocesser bör du ha organiserat enligt processmodellen, medans företagspolicy och liknande kan få vara hierarkiskt.

Gör detta:
Tänk, skissa, prata och fundera

 

Dina användare behöver troligtvis förändras

Med ny teknik brukar man sätta ljus på behov av även gammal utbildning. Vet dina användare hur de ska använda sina enheter och verktyg idag? Hur ställer de sig till en omställning? Det går med enkla medel att få dem att trivas med tanken och det är att börja kommunicera redan nu. Du tänker och funderar och det kan de få veta. Berätta om din mentala resa och ställ frågor. När du får direkta frågor spara dem. Notera vem som frågade vad och när och återkom. Även om ditt svar är “Nej, det kommer vi inte att lösa.” så är det ett mycket bra svar.

Gör detta:
Prata med dina kollegor om deras problem idag. Berätta om dina tankar och idéer. Låt dem ställa frågor och var inte rädd för dem.

 

Du och dina anställda kommer att behöva lägga tid på detta

En konsult i all ära men vi kan inte svara på vilka dokument som är viktiga, vilka som ska arkiveras eller vad som ska slängas. Det kan bara du och dina medarbetare göra. De lägger tid på detta idag men det är så inbakat i andra uppgifter att det inte är mätbart. Förbered din personal på att de kommer behöva rensa och att du behöver deras unika expertis för att kunna göra rätt i framtiden. Gör dem till hjältar. Om du också lyckas hitta en process som är tidsödande och berätta att de kommer att slippa det i framtiden.

Gör detta:
Sätt rätt förväntningar och förbered dem på vad som kommer. Städa kan man alltid göra även om man inte vet exakt vart man ska och om de får en chans att börja planera litegrann är det bättre än överraskning sen. Ingen gillar överraskningar.

Städa i ekonomin och i rutinerna

När du migrerar så kolla om du kan snabbt göra dig av med din gamla server. Det finns licenser att spara, kanske tjänster att säga upp (förvaltningstjänst, backup tjänst mm) och när du drar ut sladden så tjänar du också in lite el. Fundera på det och ha med dig den listan på besparingar.

Uppdatera dina rutiner också. När du migrerar så kommer du även behöva uppdatera rutiner och instruktioner. Om du har något som påverkar en kund kan du kanske behöva informera dem också.

Gör detta:
Kolla upp dina avtal och se över rutindokumentationen. Gör det nu så slipper du sen.

 

Ge morötter som berör dina anställda och din verksamhet

Ge dina anställda lite visioner om hur bra det kommer att bli på andra sidan migreringen.

Mobilt och any device

En enkel sak är att berätta hur mycket tid de kommer att spara när de kan nå sina dokument från hemdatorn eller från sin mobil. Men då måste du ha koll på vad det betyder. Ja, du kan låta folk jobba hemma på sina grejer – det är ok. Men du måste vara så pass påläst och känna dig så pass trygg med det så när du får frågan kan du svara på det utan att darra på rösten det minsta. Det handlar om att förmedla trygghet.

1 TB utrymme

Det är inget skämt utan alla dina användare får 1 TB utrymme i OneDrive. 1 TB av säkrad information, krypterat och lika enkelt att använda som Dropbox. Det brukar öppna ögonen på en del.

 

Har nu några funderingar? Skriv dem i kommentaren eller hör av dig till mig på mail eller telefon.

Pia Langenkrans
Följ mig

Pia Langenkrans

Office 365 Ninja at B3
Pia har lång erfarenhet av att jobba med IT, molnet och Office 365. Hon har en bakgrund inom programmering och fokus nu är att hjälpa företag att få moderna arbetsplatser.
Pia Langenkrans
Följ mig

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.