Risker och riskhantering med traditionell IT, outsourcad och Office 365

Innan vi går vidare måste du veta att det finns ingenting som är riskfritt. Alla system kan gå sönder, alla system går att komma in i och så är det. Ditt jobb är att sprida riskerna och hantera dem. Du kan inte lita på något till hundra procent.

Så, de dåliga nyheterna är över. Nu ska vi prata om de vanliga och ovanliga riskerna i IT. Här jämför jag molnet med traditionell IT som att du har en några servrar på jobbet, och hostad lösning där servrarna står hos en underleverantör i deras rack.

Utrymmesbrist

När en server står utan ledigt utrymme så påverkar det mer saker än man kan tro. Ta ett varnligt orderhanteringssystem. När utrymmet är slut kan inte systemet skapa loggar, vilket det automatiskt gör. När det startades, vem det startats av. om alla tjänster som behövs för att systemet ska starta. Om det inte kan sparas så startar inte systemet. Eller så försöker systemet att starta ändå och konstiga saker händer. Du kan inte lägga till nya ordrar, sökningar fungerar inte, kan inte slå upp leverantörer…

Traditionell

Du får köpa mer hårdvara och installera den. Hur lång tid kan det ta? Allt från några dagar till några veckor.

Outsorcad

Du får beställa mer. Om du har bra avtal och bra processer borde de utöka utrymmer automatiskt, och då också fakturera dig därefter. De i sin tur behöver också köpa mer disk men eftersom det här är deras jobb, har de redan i lager. De kan troligtvis göra det på några timmar.

Molnet

I Microsofts moln finns det ingen brist, och gränserna är mycket generösa, exempelvis 50 GB för -varje- mailbox, 1 TB för varje användare (2015-04-24) och 10GB för webbplatser + 500 MG för varje användare. Med Office 365 och SharePoint där du har massor av utrymme. Det är inte oändligt men det räcker gott och väl för en idag vanlig användare. Att utöka utrymmet tar bara minuter.

Räkneexempel för Köksbiten med sina 30 anställda som köper Office 365 Essential för 34,60 kr/mån och användare. Kostnad:12 456 kr/år

Utrymmet som de får för detta: mail, användarfiler och företagsfiler: 46 510 GB

Köksbiten köper dock inte Office 365 Essential, de köper Office 365 Business för 80,80 kr/mån och användare för de vill ha Officepaketet också

Intrång

Att någon tar sig in i ditt system och vill komma åt din information är ett allvarligt hot. Tänk om din värsta (och kanske bästa) konkurrent kommer åt dina leverantörer, prislistor, avtal och kunddata. Huvva.

Traditionell

Du får installera övervakningssysstem, ligga i framkant för att utbilda dig om vad som händer och ha bra brandväggar. Din IT-kille ska också sätta upp VPN och säkerhet. Plus att det ska fungera för Köksbiten vill kunna jobba på fältet så din IT kille måste också kunna säkra datorer och din smartphone. När din IT-kille inte gör det borde han sitta och titta i nätverksloggar för man vet aldrig.

Outsorcad

Bra företag har ofta ett rätt bra säkerhetsövervakning och du får betala rätt bra för det. De har också rätt bra avtal som friskriver dem från en hel del ansvar. Det som har med dina datorer, och telefoner är oftast inte inkluderade, definitivt inte andra datorer och devices som de inte de har kontroll över.

Molnet

Eftersom molet är 100% ute på internet är Microsoft från början extremt säkerhetsmedvetna. De har en 24 timmars bevakning, konstanta testningar och massa andra säkerhetsåtgärder. De är hemliga kring hur många anställda som jobbar -enbart- med säkerhet men det är många.

Slarviga/sura anställda

Den största risken är och förblir att dina anställda slarvar eller är sura och förstör. Du kan hantera en del av deras slarv men mycket handlar om attityd och utbildning. Riskerna är såna som att de har samma lösenord på privata ställen som är lätta att hacka (privat e-mail eller Facebook) som hackare använder för att försöka tränga in på era jobbgrejer. Eller lägger stora mängder information i Dropbox eller privata OneDrive. Eller generellt använder bättre system på privata prylar än vad du kan ge dem.

Traditionell

Du kan försöka hålla jämna steg med privat teknik och ha policys som styr vad de får göra. Skaffa system som kan hantera och styra olika devices.

Outsourcad

Du kan göra samma saker som med traditionell, men du ber dem göra det åt dig.

Molnet

Lägg till Intune och styr hur länge som saker ska ligga på devices, erbjud tjänster till dina anställda som funkar bra på alla devices – även privata – och är bättre än privata alternativ, som OneDrive for business hellre än Dropbox och privata OneDrive.

Pia Langenkrans
Följ mig

Pia Langenkrans

Office 365 Ninja at B3
Pia har lång erfarenhet av att jobba med IT, molnet och Office 365. Hon har en bakgrund inom programmering och fokus nu är att hjälpa företag att få moderna arbetsplatser.
Pia Langenkrans
Följ mig

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.