8 steg där ditt intranät förbättrar din affär

desert CAMPINGFör att få ut det mesta av din stund här, ska vi backa till vad det är du gör idag. Utan IT-system och Intranät. Utan e-mail. Tänk dig att ni gör saker utan teknik och Intranät alls och beskriv vad som händer.

Här är en snabb processgenomgång från sälj till order.

Vi pratar med våra kunder och förklarar något. Om de gillar det vill de köpa av oss och vår säljare förbereder en order till produktionsavdelningen, som producerar, packar och skickar iväg det till kunden som tar emot och betalar.

Stämmer det? Då så, nu börjar du att bryta ner det i mindre och mindre beståndsdelar.

1. Hur pratar vi med våra kunder?

Telefon, mail, webbsida, supportsida. Hur ser kanalerna ut? Funkar de? Får kunderna det de behöver för att ta sina beslut?

Om de inte får det  djupdykning. Här ska säljchefen och säljteamet se till att prata med kunderna för att borra i vad de behöver, och jag kan lova dig att det kommer att komma krav på information och material att lära ut och lägga upp. Det borde komma ifrån intranätet, taggat med kampanj och lättillgänglig information om när det uppdaterades och vem som är ansvarig för att det ska uppdateras. Säljchefen och teamet ska kunna uppdatera material utan att begära tillstånd, för de gör ändå vad de behöver för kunderna och för säljet. Se till att ditt intranät inte försöker hindra dem med krångliga versionshanteringsregler eller lär dem hur de gör om du måste ha det.

2. Gillar våra kunder vad vi pratar om?

Är våra produkter tilltalande för kunderna, vilka problem löser de hos kunden? Har det ändrats sen nyss? Behöver vi ändra oss?

Vi behöver förstå och kunna våra kunder, och de analyserna bör finnas på vårt intranät. Vi har ett omvärldsbevakningsbehov (tidningar, rapporter, utbildningar, nyheter, konkurrenter, kunder, teknik …) som jag som anställd ska få via en snitslad bana på vårt intranät. Jag ska kunna lägga till taggar, kommentera och dela om jag ser något som jag vill använda eller undrar om. Gilla en branschrapport som jag läst för att andra kan se och ge relevans till dokument och information.

3. Vill de köpa av oss?

Kanske är det för dyrt, kanske är vi inte trovärdiga, kanske har de som vi pratar med inte befogenhet att köpa.

Vi behöver ha kalkyler och analys så att våra produkter är hållbara och attraktiva för våra kunder, och kunderna måste förstå vad vi försöker göra. Om omständigheterna förändras måste vi titta på vårt produktionsled och se om vi kan trimma bort något, eller lägga till något, för att göra det attraktivt. Idéer ska samlas ihop och diskuteras i forum och vi röstar om vilka idéer som vi provar.

4. Kan de köpa av oss?

Här är det mycket vanligt att vi slarvar. Alltför ofta är kunden lämnad med ett “kontakta oss” och ett telefonnummer.

Men de har läst om en produkt eller tjänst som de gillar och vill köpa. De vill fortsätta processen från det steget inte börja om med en säljare i telefon eller på mail. Ett beställningsformulär eller “lägg i varukorgen” ska finnas. Är det en tjänst som de ska abonnera på? Då ska ett avtal komma upp och kanske till och med en tidbokningsapp för när vi kan komma och leverera. Vi är här för deras skull inte tvärtom.

5. Våra säljare förbereder en order

Är det färdigt för säljare att bara fylla i en order? Måste säljaren kolla av om det finns i lager eller går att skicka iväg?

Gör ni olika varje gång eller tillåter ni att folk gör på olika sätt, vilket gör det mer komplicerat än det behöver vara? Här ska intranätet stötta i hur ordern ska läggas, vem som är ansvarig för att den går iväg, och vad som händer om det inte blir rätt. När alla vet vad man ska göra och allt finns på plats är processen snabb och smidig, om någon är ny eller något saknas tar det lite längre tid, men det finns stöd för allt på intranätet.

6. Produktionsavdelningen producerar, packar och skickar iväg

Här kan man tycka att intranätet inte har någon roll alls, men det stämmer inte. Allas roller ska vara definierade och hittas på intranätet, om det är någonting som saknas eller maskiner som är sönder eller inte kan användas 100% ska man hitta information om det på intranätet. Manualer, garantier och kontaktpersoner för det vi använder i produktion ska jag kunna hitta snabbt och uppgifterna ska vara uppdaterade.

7. Kunden tar emot

När kunden tar emot det som den har köpt, går det att felanmäla snabbt och enkelt? Kan vi få foton eller ta in klagomål avidentifierat? Klagar de på internet och vårt rykte och varumärket får stryk? Eller får vi rekommendationer som vi inte vet något om, och inte använder för att få fler kunder.

Oftast gör marknadsavdelningen denna analys i andra verktyg men avrapporteringen till resten av företaget ska göras på intranätet. “Kunden blev jättenöjd! Bra jobbat allihop.” eller “Förseningen skapade stora problem hos kunden och har rabatterat nästa köp med 50%, det ska vi se till att det inte händer igen.”

8. Kunden betalar

Är faktura det enda alternativet? Eller kan de betala med en app? Med kort? Kan de betala årsvis eller månadsvis? Kan vi hantera alla olika varianter utan att bli överhopade av administration? Kan vi analysera våra kunders köp, i samband med kontakter med vissa säljare, vissa kampanjer, vissa produkter, vissa kanaler?

Hur vi gör analysen och hur vi förbättrar, förändrar eller lägger ner ska finnas på intranätet. Om order understiger x kr/år lägger vi ner nyproduktion.

Hur lär vi oss av varje gång processen blir aktiverad?

I den bästa av världar lär vi oss nya saker och delar dem efter varje lärdom. Vissa är dyrköpta, vissa lärdomar kommer från en liten idé eller förslag. Har processen stöd för att bli bättre mellan gångerna? Om inte tar du en stor risk, de bästa idéerna kommer från kunderna och din egen verksamhet. Detta ska finnas på intranätet där det ska vara enkelt att kommentera, ställa frågor, dela information, göra statusuppdateringar och ge feedback.

Hur appliceras detta på din verksamhet?

Alla verksamheter är unika på sitt sätt men alla har en kärnprocess, ett syfte och mottagare. Kanske är det inte kunder, kanske är det patienter. Eller processer. Eller rapporter. Eller produkter. Jag vet inte. Jag hoppas att du kan relatera till säljprocessen även om du inte säljer något. Kontakta oss för att rita upp kartan för din verksamhet.

Pia Langenkrans
Följ mig

Pia Langenkrans

Office 365 Ninja at B3
Pia har lång erfarenhet av att jobba med IT, molnet och Office 365. Hon har en bakgrund inom programmering och fokus nu är att hjälpa företag att få moderna arbetsplatser.
Pia Langenkrans
Följ mig

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.