Ok, nu har vi mail i molnet, vad ska vi göra nu?

Det vanligaste tjänsten att starta med att rulla ut i Office 365 är mail. Och många fastnar tyvärr där. Molnet i sig är inte jättekrångligt men att ta det vi har går inte att bara flytta. Vi behöver utvärdera, kravställa, utbilda och så fort den planen är gjord så finns det en ny tjänst. Hepp. Vissa av användarna är långt fram och en del har knappt öppnat ena ögat. Gör då det enklaste. Ta nästa steg – ersätt hemkatalogerna med OneDrive.

 

Varför köra OneDrive som steg 2?

Det är en enkel tjänst att rulla ut.

  1. Möjligheterna till konfiguration är få
  2. Funktionerna känns igen
  3. Steget är förutsägbart

Bonus för IT avdelningen: Ersätter tjänster idag som inte är helt ok

1. Möjligheterna till konfiguration är få

Du kan inte göra särskilt många inställningar i OneDrive som påverkar särskilt mycket. Ibland kanske man skulle önska sig fler funktioner och inställningar, men det gör tjänsten i sig ganska “ren” och med färre alternativ blir det färre val och beslut. Det är också en persons personliga (inte privata) dokument som inte behöver struktureras, taggas eller säkerhetsklassas. Du kan faktiskt nästan göra en copy paste (eller drag n’ drop) och du är klar.

Troligtvis har några på ditt jobb redan OneDrive som smygstartat. Bjud in dem att berätta om deras erfarenheter. Gör dem till hjältar och stötta dem.

 

2. Funktionerna känns igen

Många av dina anställda har redan idag molntjänster för dokument och bilder. De är inte helt ovana att dela ut kataloger eller hantera behörigheter. Detta blir ofta en organisatorisk övning i SharePoint (Roller/ansvar/tjänster/processer/säkerhet/arkiv…) som inte alls existerar i OneDrive.

Handgreppen blir enkla: ladda upp dokument, dela dokument, redigera dokument synka dokument. Om du har en stor grupp som använder Dropbox kan du göra en demo där du jämför Dropbox med OneDrive och direkt har de användarna förstått vad de ska göra och varför.

 

3. Steget är förutsägbart

Du kan faktiskt sätta en plan, följa den och uppnå vad du hade tänkt att du ska uppnå. Det är inte så mycket saker som kan hända på vägen och följ några enkla steg. Informera, Pilotgrupp som får utbildning och börjar använda, rulla nästa grupp som får utbildning, dina användare får berätta för andra om hur det har gått, sen rullar du resten.

Saker som kan bli knöligt med:

  • Filer som har förbjudna tecken i sig (döp om)
  • Vissa vill inte utbilda sig
  • En del har datorer som är för gamla
  • En del har telefoner som är för gamla

Inget i sig som är showstoppers, utan hanterbara.

 

Bonus: Ersätter tjänster som inte är helt ok

Idag ligger ofta ansvaret på dessa tjänster på IT men det är verksamheten som väljer och tar risker som IT inte kan hantera. Visst, det går att köpa andra tjänster men oftast är det konsumenttjänster som är gratis som används. Det är inte ok att använda på en modern arbetsplats. Gratis är bara ett annat ord för att du betalar med något annat. Och dina känsliga dokument kring dina kunder, projekt eller interna strategier ska inte indexeras och hanteras av något annat företag som tjänar pengar på att tankar och idéer som bygger på ditt innehåll.

Nej, ni ska ha stabila och bra tjänster som har de ramar som kunder och investerare förväntar sig. Där företaget äger innehållet och det är skyddat. Trist? Ja, lite, men… vi jobbar ansvarsfullt även på den moderna arbetsplatsen.

 

Fråga: Ska vi inte bara flytta över g:/ till OneDrive med mappar?

Svar: JISSES AMALIA! NEJ!!!! G:/ (eller vad du kallar ditt gemensamma filerserver) ska hanteras på ett HELT annat sätt. Det är SharePoint som ska ta hand om stora delar av g:/ och dessutom behöver du fundera på hur ett intranät och arkiv skulle fungera i din organisation. Du kommer att fälla krokben för hela din organisation om du gör det.

 

Har du några erfarenheter av att rulla ut OneDrive? Kommentera gärna

 

 

Pia Langenkrans
Följ mig

Pia Langenkrans

Office 365 Ninja at B3
Pia har lång erfarenhet av att jobba med IT, molnet och Office 365. Hon har en bakgrund inom programmering och fokus nu är att hjälpa företag att få moderna arbetsplatser.
Pia Langenkrans
Följ mig

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.