Konsten att rulla ut OneDrive

Att börja använda OneDrive säger många är superenkelt. Och visst är det så, för EN PERSON. En person lägger upp sina filer och börjar jobba.

För ETT FÖRETAG är det skillnad. Ett helt företag måste ta hänsyn till support, skapa policys, hantera nyanställda, utse ansvariga personer, kanske skriva avtal med en partner osv. Det är inte helt snutet ur näsan.

 

Du måste förklara varför

Du behöver först förklara och informera dina anställda om vad som ska hända. Berätta om företagets motivation att börja använda OneDrive. Använd fritt en, flera eller alla av dessa anledningar:

  • Det är för dyrt att både ha OneDrive och filserver
  • Det skapar otydlighet och förvirring att både ha OneDrive och filserver
  • Dropbox, Box och andra konsumentappar är inte skyddade enligt våra policys
  • Vi ska ha ett gemensamt arbetssätt för att förbättra hur snabbt vi hittar saker
  • Vi har valt Office 365 och ska först nyttja de tjänsterna vi betalar för innan vi väljer andra
  • Vi behöver rätta oss efter vad juristerna säger

 

Förklara vinsterna för företaget i stort

När alla använder samma tjänster på samma sätt minskar problem i att samarbeta. Vi gör likadant för att dela interna dokument. Supporten får det lättare än att försöka hantera urtisjutton tjänster utan kan fokusera och ge bättre service. Juridiskt är företaget i ett bättre läge (GDPR skrämmer brallorna av de flesta nu.) Hur mycket som sparas per år när ni stänger av filservern. Ju tydligare desto bättre. Och var beredd att hålla fast vid detta när du blir ifrågasatt, för det kommer du att bli.

Så något som är:

  • Snabbare
  • Mer för pengarna
  • Tryggare

 

Varför förklara?

Jo, för att en del tycker att vad än för nytt som “företaget” kommer med kostar tid och pengar att förändra så då kan man lika gärna fortsätta med vad man har. En del använder vad som funkar för dem i stunden och de är inte medvetna eller förminskar företagets behov att ha en plattform. Dropbox är deras personliga val och därför också för dem per automatik företagsval. Alla tänker annorlunda och om du förenar dem med ett budskap kommer du att få en lättare resa framåt.

 

Tro inte att folk bara fattar. Och du behöver upprepa dig. Massor.

 

Vem ska driva detta?

Ja, inte IT i varje fall. Ledningen, en kommitté, receptionen… egentligen vem som helst förutom IT för att lägga till en dimension till. IT ska vara med, såklart, och skriva manualer, hålla utbildningar, svara på frågor, administrera men det är inget IT projekt eller en IT tjänst. Detta är en företagstjänst, precis som tidrapporteringssystemet inte är ett IT verktyg utan ett företagsverktyg.

 

Kan man göra det utan IT då?

Nu får du väl ändå ta och lugna ner dig. Vem ska svara på frågor när en synkklient inte funkar? Eller hur man får tillbaka gamla versioner (det får du inte)? Eller visar för Märta hur man delar ett dokument? Ska marknadschefen göra det? Eller en konsult vars uppdrag är slut? Kom igen.

 

Uppdatera lagringspolicyn

Passa på och uppdatera interna policys också där du drar ett tydligt streck mellan privat och personligt. Exempel

  • Privat – dagis, bostadsrättsföreningen, semesterbilder.
  • Personligt – lönespecar, egna mötesanteckningar, arbetsmaterial och egen research.

De gamla vanliga sakerna fortsätter att stämma. Inget brottsligt, inget porr osv.

 

Ge dem en uppgift

En konkret sak du kan göra är att du ber dem att själva ladda upp filerna från sin h:/drive. Gör det för en liten grupp åt gången – be en pilotgrupp att göra det först. De kommer att ställa massor av frågor och du ska lyssna och svara på dem alla. Du ska göra det öppet i en Yammergrupp eller samla ihop på intranätet i en webbsida. Viktigt att du samlar på dig allt för nästa grupp förväntar sig att du ska veta mer och de som kommer sist förväntar sig att du ska veta allt. Du lär dig genom att supportera tidigt, de kommer att använda sina ord och termer och de kommer du behöva förstå.

Saker som kommer dyka upp

  • Olagliga tecken i namn
  • Synkfrågor
  • Folk som gör fel – jättefel

 

Att lyckas med en pilotgrupp

Välj din strategi och handlingsplan. Tar du bara early adopters (de som alltid ställer upp på alla nya saker) så kommer du missa de som sitter på mångårig kunskap och har företagets fibrer i sina händer. Ta dem som nu inte har så mycket att göra – då missar du samma gäng. Blanda ut och ta med några som har mycket att göra och inte så sugen på att prova nytt. Det kommer att försvåra för dig, nu men ge ett mycket bättre resultat snart i hela företaget.

 

Och när du stöter på dem som gör jättefel – var snäll. Säg bara åt dem att de inte får ha mp3-filer eller filmer på företagsservrar, och även om OneDrive är stort så är det företaget som är ansvariga för det som ligger där. Inte Microsoft.

 

Har du en rolig/lärorik historia kring att migrera filer? Berätta i kommentaren.

Pia Langenkrans
Följ mig

Pia Langenkrans

Office 365 Ninja at B3
Pia har lång erfarenhet av att jobba med IT, molnet och Office 365. Hon har en bakgrund inom programmering och fokus nu är att hjälpa företag att få moderna arbetsplatser.
Pia Langenkrans
Följ mig

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.