Jag vill sätta avisering på en mapp i ett dokumentbibliotek, men hur då?

Visste du att du kan sätta en bevakning på vad som händer i en lista eller dokumentbibliotek i SharePoint? Här ska du få ett exempel på hur du kan använda det.

Alert på dokumentbiblioket

Säg att du har ett dokumentbibliotek och vill veta när något händer i det, som:

  • Någon lägger till ett dokument
  • Någon ändrar ett dokument
  • Någon raderar ett dokument

Du vill ha ett pling i mejlkorgen så du har koll. Enkelt!

blogg1

  1. Gå till ditt dokumentbibliotek
  2. Öppna upp Ribbon för Bibliotek
  3. Klicka på Avisera mig

 

Alert på mapp i dokumentbibliotek

Nu ville en kollega och ville sätta aviseringen på en mapp i biblioteket i stället. Det går att sätta aviseringar på enstaka filer i biblioteket och Microsoft resonerar så att en mapp är en fil, snarare än ett bibliotek. Om du sätter aviseringen på mappen under Filer i stället för Bibliotek aviseras du bara för förändringarna i mappen. Bra.

(Jo, det råder kontroverser runt användandet av mappar, men faktum kvarstår – de går att skapa, och det finns fördelar med dem, särskilt om du använder metadata i kombination med mappstruktur, men vi behöver inte gå in på det nu.)

Det är nästan lika enkelt:

blogg2

  1. Gå till ditt dokumentbibliotek
  2. Markera mappen
  3. Öppna upp Ribbon för Filer
  4. Klicka på Avisera mig

 

Du kommer få ett bekräftelsemail på att du har skapat en alert och sedan får du ett mail för varje alert som länkar tillbaka till dokumentbiblioteket och visar vad som har hänt.

 

 

 

Johan Sjöstrand

Jag jobbar med SharePoint Online och Office 365, gillar Powershell och smarta OOTB-lösningar. En gång i tiden var jag journalist och skrev mycket om kultur och nöje, numera försöker jag intressera mina kollegor för frijazz (med blandat resultat). Gillar text och är intresserad av SharePoints publiceringsfunktioner.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *