Hur lång tid tar det att börja använda Office 365?

MP900382675[1]Klassisk fråga. Hur långt är ett snöre? Det beror på hur långt det där.

Men för att göra det lite enklare att förstå har jag brutit ned det i några faser där du kan lägga till hur lång tid vissa saker tar i ditt företag.

Utvärdering

Vilka behöver vara med och tycka till? Är det många tar det såklart längre tid att komma till skott. Alla som har något att säga till om ska givetvis få information att säga till om och det kräver att de lägger ner lite tid 20 min -2 h per person skulle jag säga. Jurister behöver sätta sig in i rätt avancerade begrepp, utesäljare behöver förstå appar.. Det varierar.

Köpet

När ni har bestämt er tar det 5 min – någon dag. Beroende på vilken tid på dygnet och veckan det är. Bara att få upp Office 365 går fort men gå via en partner, det vill både du och Microsoft. Annars behöver du lära dig mycket, mycket (mycket, mycket) mer om hur det företaget fungerar och kontaktvägar mm. Jag röstar på oss som din partner men det där bestämmer ju du själv.

Utrullning för varje person

Alla ska få sin nya inloggning, få ner appar på datorer och mobiler. Få till OneDrive for Business. Flytta över sin egna hemkatalog (vi kan göra det åt er – kostar extra). Vissa är redan klara, gjorde det bakom ryggen på dig under en “pilot” och andra behöver sitta i knä och hålla handen. Alla vill inte det, men de som behöver det gör du det för. Vissa fixar att följa en instruktion, andra gör det inte. Acceptera och ta dig igenom det. Jag rekommenderar att detta får ta 2-3 veckor med goda tillrop. “Idag har vi migrerat X kb, x mailboxar, x personer” eller vad det nu går att bryta ner i. Ligg på och kommunicera hela tiden.

E-mail flytt

Vad kan du tåla? Kan mailen vara nere en liten stund? Då kan du flyttas ganska fort. Vi som är partner behöver förstå din organisation i Exchange och hur du vill fortsätta jobba. Vissa saker, som grupp mail kanske ska konverteras till site mail boxes istället. Allt borde inte följa med. Det är en liten utredning och beroende på hur snygg du vill att flytten ska vara. Ju snyggare – desto mer planering. Det ska till några DNS saker som också tar ett par dagar men det löser vi. En standard historia om vi får använda verktyg (lite dyrare i pengar, mycket billigare i tid) går det över en helg.

Nya siter

Wooa… Nu börjar det bli svårt. Jag kan trolla upp siter på nanosekuner (nästan i varje fall) men blir det fel här skadar det din produktivitet. Här behöver vi göra en karta över ditt företag. Heter det Personal eller HR? Eller ingår det i Ekonomi? Jag menar, Finance. Eller satt det under HQ. Jahapp. Jaha.. Stockholm, Umeå och Nyköping först. Eller var det produkterna?

Det finns inget fel sätt, men det finns många sätt. Vi har en mall som du kan få igång din grupp/dina grupper med ganska snabbt med ett arbetssätt som kommer göra er mer effektiva. Vi behöver snacka lite här, och jag behöver prata lite med fler av er. Kanske en workshop? Det går att göra med videokonferens.

Siterna slänger vi upp på kortare tid än ‘hämta go-kaffe’.

Förändra till ett effektivt arbetssätt

Detta kan ta hur lång tid som helst och jag ska inte ljuga för dig. Gör du ingenting här kommer hela sjabraket vara i onödan. Ok, inte allt, mailen i molnet är alltid bättre. Och OneDrive. Men det andra. Du kan jobba lika ineffektivt i molnet som någon annanstans och du behöver prioritera detta arbete. Vad är det då? Det är goda förebilder (du!), tjat, gnäll, belöningar och morötter. Använd humor och utbildning så går det bäst.Vi har en massa stöd och bra idéer kring hur du kan göra detta smart, och vad som har funkat tidigare.

Under denna period som är från flytten tills för alltid kommer vi att finnas för dig. Vi hänger med och berättar om hur andra gör, vilka bra verktyg det finns och en hel del tips och trix. Här håller vi dig i handen och guidar dig framåt som tekniken förändras. Det är en ny värld.

Uppgradera över tid

Det sker på nolltid! Med förändringarna i Windows Update för Windows 10 kommer du ha ett mycket lättare liv. Inte uppgradera till Windows 10? Såklart att du ska! Det är helute att ligga efter, och med den nya plattformen så kommer sakerna fortsättningsvis jacka in enklare och snabbare. Visst, du kan ligga kvar men tro mig, det kommer att kosta dig mer. Vi kan prata mer om det också.

 

Pia Langenkrans
Följ mig

Pia Langenkrans

Office 365 Ninja at B3IT
Pia har lång erfarenhet av att jobba med IT, molnet och Office 365. Hon har en bakgrund inom programmering och fokus nu är att hjälpa företag att få moderna arbetsplatser.
Pia Langenkrans
Följ mig

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *