Har du ett jämrande om Yammer spam? Gör som jag och rensa!

yammerI de flesta företag så finns det ett gammalt Yammer som skräpar. Det var någon som förut testade lite och sedan har det legat där, de som startade det har med 120% säkerhet redan slutat. Som en kyrkogård med gamla grupper och inlägg.

Vårt bolag är inget undantag och till slut fick jag nog av jämrandet över hur Yammer skickade så mycket mail, och mail till distributionsgrupper (DL) dessutom. Följ denna guide och du kommer få ett mycket enklare liv framåt.

  1. Aktivera nätverket i din Office 365
  2. Exportera alla användare
  3. Filtrera fram alla gamla användare
  4. Skapa en lista i ett nytt dokument
  5. Bulk uppdatera och radera gamla användare
  6. Blockera DL adresser

1. Aktivera nätverket i din Office 365

Du kan inte göra några städjobb i Yammer utan att vara en verified admin och det blir du inte på en gratis yammer. Sorry. Game over.

För att följa denna guide behöver du vara global admin på din Office 365 tenant. Läs mer hur det går till här.

 

2. Exportera alla användare

Logga in på Yammer. I vänstermenyn längst ner finns din gubbe, och till höger om den ett kugghjul. Klicka på det och sedan till Network admin.

Under Network admin i Yammer kan du exportera användare. Ta med alla användare. Byt gärna namn på filerna till dagens datum.

exportusers

3. Filtrera fram alla gamla användare

Öppna upp filen Users.csv. När Excel öppnar det ser det ut som en datadump, men markera hela kolumn A, gå till fliken Data och välj Text till kolumner och välj Komma i andra steget i wizarden.

texttillkolumner

 

Slå på Filtrera.

filtrera

Fältet längst bort, välj alla som är soft_delete.

Markera kolumnen med e-mailadresser

 

4. Skapa en lista i ett nytt dokument

I första fältet (A1) skriv Action och i andra (A2) E-mailadress

Kopiera kolumnen med e-mail adress ifrån users.csv (förra steget)

Ställ markören i B2 – e-mailadresser och klistra in

Till varje rad med en e-mailadress lägg in action delete i A kolumnen

delete

Spara filen som en csv fil, exempelvis som deleteoldusers_datum.csv.

Kan vara så att du behöver öppna upp i Notepad och ersätta semikolon till kommatecken annars kommer nästa steg inte fungera.

 

5. Bulk uppdatera och radera gamla användare

I Yammers network admin går du in på Bulk update users och ladda upp filen

Vänta.

Nu ska alla de konton som du har raderat inte blivit raderade, men fått ett raderingsdatum (date deleted) och ha status soft_delete. Det ser du om du gör en export till.

Längst upp på Buld update users sidan finns en länk till View existing bulk update status. Där kan du se om det har blivit något fel.

bulkupdate

 

6. Blockera DL adresser

I Yammer Network admin kan du nu gå in och blockera alla DL adresser. Då kommer de inte kunna bli inbjudna igen.

blockusers

 

Klar

Lite mindre spammande i världen och det är helt och hållet tack vare just dig. <3

Mys på det innan du skickar ut ett annoucement i Yammer gruppen All Company där du berättar att de ska inte få detta som mail till en distributionsgrupp. Annars får de vidarebefordra det till dig så ska du fortsätta undersöka om just den adressen ligger och spökar som en mailadress till en individ. Nu håller du tummarna att du lyckats fånga alla.

Pia Langenkrans
Följ mig

Pia Langenkrans

Office 365 Ninja at B3
Pia har lång erfarenhet av att jobba med IT, molnet och Office 365. Hon har en bakgrund inom programmering och fokus nu är att hjälpa företag att få moderna arbetsplatser.
Pia Langenkrans
Följ mig

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.