3 anledningar till varför internkommunikation inte fungerar

Start erbjuder Online arbetsträning med experter från industrin

I medarbetarundersökning efter medarbetarundersökning kommer feedback tillbaka till företag där det enda som alla är samstämmiga om är att internkommunikationen inte fungerar särskilt bra. Varför är det så?

1. Du är dålig på att kommunicera

Att kommunicera handlar inte om att berätta eller skriva vad du vet. Det är i sin rena form en monolog eller en anteckning. För att kommunikation ska uppstå behöver du tänka på vem det är som ska ta emot detta. Vem det är, i vilket tillstånd de är i och vad du vill att de ska tycka, känna och tro när de har tagit emot ditt meddelande. Låter det som något mumbojumbo? Det är det – verkligen – inte.

Om du inte tar och visar hänsyn till hur kommunikationsprocessen går till är du ute på tunn is. Vill du ha medvetna medarbetare? Vill du att de ska vara taggade på ditt mål? Då är det ditt uppdrag och ansvar att föra över det till dem.

 

2. Ni har inte satt spelregler för hur ni kommunicerar internt

Om du talar om för alla att du berättar läget på fredagsmöten och sedan berättar för en del på tisdagslunchen så blir det förvirring. Gäller det? Var det en försmak? Var det ett skämt? Var kommer nyheter ut? Ni har kanske ett väldesignat intranät och en kategori som heter “Viktiga nyheter” och den fylls på löpande och summerar veckovis, eller så är det en bloggande VD som summerar veckovis. Ni har tisdagsluncher eller ett vlogg. Vad det nu än är så behöver ni marknadsföra kanalen internt, driva trafik till den och använda den.

Hur gör man det? Jo, när folk ställer en fråga på mail, länka till källan, dvs bloggen, Yammergruppen eller nyheten. Om någon på ett möte vill gå igenom något, ta upp webbsidan där det står. Kopiera inte ner till PowerPoint eller text i mail. Hänvisa till rätt ställe så kommer folk så småningom att lära sig var sakerna är. Var konsekvent. Om du råkar ta semester en vecka, be någon annan blogga den veckan och skicka med en bild på dig med en solhatt eller något.

 

3. Folk är olika

Vissa vill läsa mail, andra följer dig på Yammer och vissa vill höra saker på möten. Andra hatar möten och lyssnar inte ens om de är i rummet. Därför behöver meddelandet upprepas. Det behöver upprepas även för att förankras. Vi behöver påminna oss själva hela tiden om vad det är som gäller. Vi förankrar genom att upprepa och budskapet kan behöva formas om men ändå vara sant. Exempel: Vi kommer säga upp avtalet med ekonomiredovisningsfirman eftersom Lotta ska ta över alla dess arbetsuppgifter.

  • Den som är orolig: “Lotta kan detta och i en övergångsperiod kommer de finnas tillgängliga. Fokus på löneutbetalning”
  • Den som vill att vi ska spara pengar “Avtalet är uppsagt från januari och besparar x kr bara i år.”
  • Den som är positiv och framåt “Lottas uppgifter utökas eftersom hon är så bra.”

Budskapet är detsamma men det kan vinklas för att stämma överens med mottagarens känslotillstånd. När nyheten är släppt så kontaktar du berörda personer på olika kanaler men säger samma sak på flera olika sätt.

Får du fler frågor än förut? Det är något positivt, det betyder att folk bryr sig mer om ditt meddelande och vill borra lite i det.

Pia Langenkrans
Följ mig

Pia Langenkrans

Office 365 Ninja at B3IT
Pia har lång erfarenhet av att jobba med IT, molnet och Office 365. Hon har en bakgrund inom programmering och fokus nu är att hjälpa företag att få moderna arbetsplatser.
Pia Langenkrans
Följ mig

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *